급여 아웃소싱 업체, 계산만 맡기면 놓치는 것
* 예원노무법인은 삼성중공업, 본죽, 한국콘텐츠진흥원, 서울대학교 병원 등
업계 선도기업을 대상으로 급여관리 및 노무자문 서비스를 제공하고 있습니다.
저희의 포트폴리오는 아래 칼럼에서 확인 부탁드리겠습니다.
안녕하세요, 기업 및 사업주 전문으로 노무서비스 제공하는 예원노무법인입니다.
직원이 열 명 안팎으로 늘면서 급여 계산, 근태 취합, 4대보험 처리를 대표님이 직접 하고 계시다면,
이제 급여 아웃소싱 업체를 알아보실 때가 되셨다고 느끼실 겁니다.
매달 급여일 전에 계산을 끝내야 하고, 연장근로나 식대, 인센티브,
중간에 입사하거나 퇴사한 직원이 생기면 한 번 더 확인하게 되셨을 겁니다.
그런데 막상 알아보면 업체마다 설명이 다릅니다.
같은 급여대행이라는 이름이어도 계산만 해주는 곳이 있고, 명세서와 신고 안내까지 해주는 곳이 있어서 견적서만 봐서는 무엇이 포함되는지 알기 어렵습니다.
이 차이를 확인하지 않고 맡기면 계산은 빨라져도 잘못된 기준이 매달 그대로 반복될 수 있습니다.
이런 문제는 퇴사자 정산이나 직원의 문의가 나온 뒤에야 드러나곤 합니다.
급여 아웃소싱 업체는 계산을 얼마나 빨리 해주는지보다,
계산 기준을 검토하고 임금명세서와 후속 업무까지 어디까지 책임지는지를 기준으로 고르셔야 합니다.
이 글에서는 비용을 비교하는 기준, 업무 범위, 임금명세서, 4대보험, 노무 검토까지 맡기기 전에 확인하셔야 할 내용을 순서대로 정리하겠습니다.
칼럼을 읽어보시고 문의사항이 있으시다면 아래 채널을 통해 연락주셔도 좋습니다.
상담 도와드리고 있습니다.
급여 아웃소싱 비용은 무엇에 따라 달라지나요?
급여 아웃소싱 비용은 직원 수와 맡기는 업무 범위에 따라 달라지므로, 월 금액 하나만 비교하시면 안 됩니다.
구체적인 금액은 업체별 견적서로 확인하셔야 하고, 이 글에서는 금액을 단정하지 않겠습니다.
같은 월 비용이라도 어떤 곳은 계산만 포함하고, 어떤 곳은 명세서 발급이나 신고 안내까지 포함합니다.
퇴사자 정산이나 소급 급여처럼 예외 사건을 월 비용에 넣는지, 건별로 따로 받는지도 업체마다 다를 수 있습니다.
견적서를 받으시면 월 비용 옆에 추가 비용이 붙는 항목이 무엇인지 반드시 적어 달라고 요청하십시오.
처음에는 저렴해 보여도 퇴사자 처리와 오류 수정에 비용이 붙으면 총액이 달라질 수 있습니다.
급여대행 업무 범위는 어디까지 확인해야 하나요?
급여대행 업무 범위는 계약서와 견적서에 적힌 항목으로 확인하셔야 합니다.
급여 아웃소싱 업체의 일반적인 업무 범위를 정한 기준은 이번에 확인된 자료만으로는 확인되지 않습니다.
업체마다 포함 항목이 다르다고 보고 항목별로 따져 보셔야 합니다.
급여 계산과 급여대장 작성, 임금명세서 작성과 전달, 4대보험 처리, 퇴사자 마지막 급여, 노무 검토와 상담이 각각 포함되는지 하나씩 물어보십시오.
특히 다 해드립니다라는 답변만 듣고 계약하지 마시고, 항목별로 포함 여부를 문서로 받으시기 바랍니다.
급여대행 4대보험은 누가 언제 신고하나요?
급여대행 4대보험은 업체가 맡는다고 단정하지 말고, 신고 주체를 계약서에 따로 적어 확인하셔야 합니다.
4대보험 자격 취득·상실과 보수 변경 신고의 주체, 기한, 절차는 사업장의 가입 유형에 따라 달라질 수 있어서
관할 기관 안내를 확인하셔야 합니다.
원천세와 지급명세서의 신고기한도 세목과 지급 유형에 따라 다르므로 마찬가지로 관할 기관 안내를 확인하셔야 합니다.
급여 계산, 4대보험 신고, 원천세 신고 등을 각각 다른 담당자가 수행하는 경우,
업무별 책임과 처리 범위가 명확하지 않아 신고 누락이 발생할 수 있습니다
급여대행 임금명세서에는 무엇이 들어가야 하나요?
급여대행 임금명세서는 법정 기재사항이 모두 들어간 양식이어야 합니다.
근로자를 특정할 수 있는 정보, 임금지급일, 임금 총액, 기본급·각종 수당·상여금·성과금 같은 구성항목별 금액을 적어야 합니다.
금액이 출근일수나 시간에 따라 달라지면 계산방법을 적어야 하고, 연장·야간·휴일근로는 해당 시간 수를 포함해야 합니다.
임금 일부를 공제했다면 공제내역도 적어야 합니다.
업체가 보여주는 샘플 하나만 보고 계약하지 마시고, 위 항목이 모두 표시되는지 직접 대조해 보십시오.
미교부나 기재 누락에 대한 구체적인 제재 기준은 별도로 확인하셔야 하며, 관할 기관 안내를 확인하셔야 합니다.
급여 아웃소싱 노무사가 필요한 경우는 따로 있습니다
급여 아웃소싱 노무사가 필요한 경우는 계산의 바탕이 되는 임금 기준을 먼저 점검해야 할 때입니다.
급여 아웃소싱 업체가 입력된 자료로 정확히 계산하더라도, 그 자료와 기준이 잘못되어 있으면 결과도 같은 오류를 반복합니다.
근로계약서의 기본급과 수당이 실제 급여표와 같은지, 고정수당이나 인센티브가 어떤 기준으로 지급되는지는 노동법 검토의 영역입니다.
연장·야간·휴일근로 수당과 퇴사자 정산도 회사 상황에 맞는 기준 확인이 필요합니다.
수당 종류가 많거나 포괄임금 약정이 섞여 있다면 업체를 정하기 전에 노무사의 점검을 먼저 받아 보시기를 권해 드립니다.
가장 많이 놓치는 것은 계산의 기준입니다
대표님들이 가장 많이 놓치는 부분은 급여대장의 금액만 확인하고, 그 금액을 만든 기준은 검토하지 않는 것입니다.
근로계약서에는 기본급과 수당이 한 가지로 적혀 있는데 실제로는 다른 방식으로 지급해 온 경우가 있습니다.
이때 업체가 지금까지의 지급 방식을 그대로 입력하면 첫 달 급여는 문제없이 나옵니다.
하지만 같은 기준이 매달 반복되면서 차이가 쌓입니다.
근태도 같은 방식으로 어긋납니다.
업체는 전달받은 근태 자료를 전제로 계산하는 경우가 많고, 회사는 자료를 보냈으니 맞을 것이라고 생각합니다.
그런데 출퇴근 기록과 실제 근무표가 다르거나, 엑셀과 수기 자료가 섞여 있으면 연장·야간·휴일근로 시간이 빠질 수 있습니다.
이런 차이는 직원이 명세서와 자기 근무 기록을 대조하거나, 퇴사자가 과거 근무시간을 문제 삼을 때 드러나는 경우가 많습니다.
그 시점에 오류의 원인이 회사의 자료 누락인지, 업체의 계산 실수인지, 기준 자체의 문제인지를 두고 서로 자료 탓을 하면 수정이 늦어지고 결국 대표님이 직접 대응하게 됩니다.
오류가 났을 때의 책임과 수정 범위를 계약 전에 정해 두지 않았기 때문에, 여러 달 치를 한꺼번에 다시 정산해야 할 수 있습니다.
이를 막으시려면 위탁 전에 계약서·급여표·근태 원본의 기준을 먼저 맞추십시오.
급여 아웃소싱 업체에 맡기기 전 점검표
1. 급여 계산과 급여대장 작성이 포함되는지 문서로 확인하셨나요?
2. 임금명세서 작성과 전달 주체가 계약서에 적혀 있나요?
3. 4대보험 신고 담당자와 자료 마감일이 정해져 있나요?
4. 퇴사자 마지막 급여를 월 비용에 포함하는지 확인하셨나요?
5. 오류 발생 시 무상 수정 범위와 책임 조항을 확인하셨나요?
6. 근로계약서, 급여표, 근태 원본의 기준이 서로 일치하나요?
이런 경우라면 혼자 진행하기 어렵습니다.
· 근로계약서, 급여대장, 근태기록의 금액이나 시간이 서로 다르다면 혼자 정리하기 어렵습니다.
· 연장·야간·휴일근로, 인센티브, 포괄임금 약정, 중도 입·퇴사자가 함께 있다면 계산 전에 기준 점검이 필요합니다.
· 업체가 4대보험과 퇴사자 처리까지 한다고 하는데 담당자와 기한이 문서로 정리되어 있지 않다면 계약 전에 전문가 검토를 받으셔야 합니다.
예원노무법인은 이렇게 진행합니다
예원노무법인은 급여 계산을 시작하기 전에 임금 기준부터 확인합니다.
첫 상담에서는 지금 어떤 업무를 직접 하고 계시는지,
노무자문만 진행하실지, 혹은 노무와 급여 자문을 모두 맡기실 지를 선택하실 수 있습니다
그다음 근로계약서, 취업규칙, 급여대장, 기존 임금명세서, 근태기록을 받아 계약서와 실제 지급 방식이 일치하는지 대조합니다.
기본급, 고정수당, 식대, 상여, 인센티브, 연장·야간·휴일근로 수당의 기준은 산정 기준표로 정리해 급여 산식을 확정합니다.
근태는 원본과 급여 입력 자료를 비교하고, 마감일과 누락·수정된 근태를 표시하는 방식을 정해 최종 승인 전에 확인하게 합니다.
임금명세서는 기재사항이 모두 표시되는지 점검하고, 산식이 바뀌면 표기도 함께 고칩니다.
4대보험, 원천세, 지급명세서는 회사와 거래 중인 세무대리인이 있다면 그쪽과 역할을 나누고, 담당자와 자료 마감일과 신고 완료 확인 방법을 하나의 일정표로 만듭니다.
입사·퇴사·휴직·소급 같은 예외 사건은 일반 급여와 분리해 검토합니다.
처음 한두 번의 급여는 기존 계산액과 비교해, 차이가 단순 반올림인지 기준이나 근로시간의 오류인지 구분해 드립니다.
오류 책임, 무상 수정 범위, 긴급 재계산, 직원 문의 대응, 개인정보 전달 범위는 계약 전에 문서로 정해 둡니다.
이렇게 하시면 같은 오류가 매달 반복되는 일을 줄이고, 급여일 직전에 급하게 수정하거나 퇴사 뒤에 자료를 다시 모으는 일을 줄일 수 있습니다.
세무법인에서 급여까지 하는 경우 주로 나타나는 실수가 퇴직금 관련해서입니다.
근로기준법 제2조 제2항때문에 통상임금이 평균임금보다 큰 경우 퇴직금도 통상임금 기준으로 산정해야하는데,
세무법인에서 하는 곳은 평균임금으로만 해서 이 부분을 놓칩니다.
예원노무법인에서 진행할 경우에는 이런 노동법적인 포인트를 잡아드릴 수 있습니다.
만약 직원 수가 늘어나 급여 업무를 처음 외부에 맡기려 하신다면, 견적서를 받으신 뒤 계약 전에 업무 범위부터 상담 받아보시는 것이 순서입니다.
만약 계약서의 수당과 실제 급여표가 다르거나 연장근로와 인센티브 기준이 불분명하다면, 업체에 넘기기 전에 임금 기준부터 확인하세요.
만약 이미 급여 오류나 퇴사자 정산 문제가 생겼다면, 문제된 월의 자료를 모아 원인과 수정 범위부터 상담 받아보세요.
지금까지 예원노무법인이었습니다.
감사합니다.
